Informativa sul trattamento dei dati personali
Community Comincenter, Programma Fidelity e newsletter di Universosud
Ai sensi degli artt. 13 e 14 del Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR)
Versione aggiornata: 21 ottobre 2026 — bozza da completare nei punti indicati prima della pubblicazione
1. Titolare del trattamento
Il Titolare del trattamento è Universosud Società Cooperativa, con sede in via dell’Ateneo Lucano 10, 85100 Potenza (PZ), Italia. Per informazioni sul trattamento dei dati personali e per esercitare i propri diritti è possibile scrivere a info@universosud.it.
La presente informativa riguarda i trattamenti effettuati da Universosud per la gestione della Community Comincenter, del Programma Fidelity e delle comunicazioni via e-mail e SMS, attraverso la piattaforma SMSHosting.
2. Dati trattati e modalità di raccolta
In relazione ai servizi richiesti e alle scelte espresse, Universosud tratta:
- Dati anagrafici e di contatto: nome, cognome, indirizzo e-mail, numero di cellulare ed eventuale qualifica o ruolo.
- Dati di adesione e partecipazione: iscrizione alla Community, iniziative scelte, interessi dichiarati nei moduli e richieste inviate al Titolare.
- Dati del Programma Fidelity: identificativo della card, attivazione e stato della tessera, accessi registrati, punti maturati, premi richiesti o riscattati e operazioni necessarie alla gestione del programma.
- Dati sulle preferenze privacy: consensi prestati, rifiutati o revocati, data e modalità di raccolta, versione dell’informativa e delle formule di consenso, disiscrizioni e opposizioni.
- Dati tecnici di invio: esiti di consegna, errori di recapito e informazioni necessarie al funzionamento e alla sicurezza del servizio.
- Dati di interazione con le e-mail, previo consenso al tracciamento: aperture rilevate, clic sui collegamenti e relativi riferimenti temporali, associati al contatto e al messaggio. Gli eventuali ulteriori dati tecnici effettivamente raccolti sono specificati nella sezione 5.
I dati sono raccolti direttamente presso l’interessato mediante moduli online o cartacei, adesioni alla Community e al Programma Fidelity, partecipazione alle iniziative o richieste rivolte a Universosud. L’inserimento manuale e l’importazione di elenchi nella piattaforma sono modalità tecniche di registrazione: non sostituiscono un’idonea base giuridica né la raccolta del consenso quando necessario.
Qualora siano acquisiti dati da altri soggetti, Universosud comunica all’interessato la fonte, le categorie dei dati e le ulteriori informazioni richieste dall’art. 14 GDPR, nei termini previsti dalla normativa e salvo le eccezioni applicabili.
3. Finalità e basi giuridiche
3.1 Gestione delle adesioni, della Community e delle richieste
I dati sono utilizzati per gestire l’adesione richiesta dall’interessato, rispondere alle sue domande e inviare le comunicazioni operative strettamente necessarie alle attività o ai servizi cui ha aderito, come conferme di iscrizione e informazioni organizzative.
La base giuridica è l’esecuzione del rapporto richiesto dall’interessato o di misure precontrattuali adottate su sua richiesta, ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. b GDPR, nei limiti in cui il trattamento sia necessario a tale rapporto. Le comunicazioni promozionali e gli aggiornamenti periodici della newsletter sono disciplinati separatamente al punto 3.3.
3.2 Gestione del Programma Fidelity
I dati sono utilizzati per attivare e amministrare la Fidelity Card, registrare gli accessi previsti dal regolamento, attribuire punti, gestire premi e verificare le operazioni del programma.
La base giuridica è l’esecuzione del rapporto di adesione al programma, ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. b GDPR. Le condizioni di accumulo dei punti e di riscatto dei premi sono indicate nel regolamento del programma, distinto dalla presente informativa.
L’adesione al Programma Fidelity non comporta automaticamente il consenso al marketing, alla profilazione o al tracciamento delle e-mail.
3.3 Newsletter e comunicazioni promozionali via e-mail e SMS
Con il consenso dell’interessato, Universosud invia newsletter, aggiornamenti sulle attività della Community, comunicazioni su eventi, iniziative, prodotti, servizi, sconti, promozioni, opportunità formative e professionali.
La base giuridica è il consenso ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. a GDPR e, per le comunicazioni promozionali attraverso i canali elettronici, dell’art. 130 del D.lgs. 196/2003. Il consenso è facoltativo e revocabile in qualsiasi momento.
3.4 Profilazione e personalizzazione
Con un consenso specifico, Universosud analizza gli interessi dichiarati, i dati pertinenti di adesione e partecipazione e le preferenze espresse, per creare gruppi di contatti con interessi affini e proporre comunicazioni più pertinenti.
I dati sulle aperture e sui clic delle e-mail possono contribuire alla personalizzazione solo quando siano presenti sia il consenso al tracciamento sia quello alla profilazione. In assenza del consenso al tracciamento, la personalizzazione eventualmente autorizzata si basa esclusivamente sugli altri dati legittimamente disponibili.
La base giuridica è il consenso ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. a GDPR. Il suo rifiuto non impedisce di accedere ai servizi richiesti o di ricevere le comunicazioni per le quali sia stato prestato il relativo consenso.
La segmentazione qui descritta è finalizzata alla selezione dei contenuti e non prevede decisioni basate unicamente su trattamenti automatizzati che producano effetti giuridici o incidano in modo analogamente significativo sull’interessato ai sensi dell’art. 22 GDPR.
3.5 Tracciamento delle aperture e dei clic delle e-mail
Con un consenso specifico, Universosud rileva le aperture e i clic delle e-mail per misurare l’interazione con i messaggi e valutare l’efficacia delle comunicazioni. Il funzionamento e le modalità di gestione delle preferenze sono descritti nella sezione 5.
La base giuridica è il consenso ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. a GDPR e, per le operazioni di archiviazione o accesso alle informazioni sul terminale, dell’art. 122 del D.lgs. 196/2003, ove applicabile.
3.6 Obblighi di legge, sicurezza e tutela dei diritti
Universosud tratta i dati necessari per adempiere a obblighi di legge, sulla base dell’art. 6, par. 1, lett. c GDPR, e per prevenire abusi, proteggere i sistemi e accertare, esercitare o difendere un diritto, sulla base del legittimo interesse ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. f GDPR, previa valutazione del bilanciamento con i diritti degli interessati.
4. Natura del conferimento
Il conferimento dei dati indicati come necessari nei moduli è richiesto per gestire l’adesione, il programma o la richiesta dell’interessato. In mancanza, potrebbe non essere possibile fornire lo specifico servizio richiesto.
I consensi per newsletter e marketing, profilazione e tracciamento delle e-mail sono facoltativi e gestiti separatamente. Il loro rifiuto o la loro revoca non impediscono l’adesione alla Community o al Programma Fidelity, né l’invio delle comunicazioni operative necessarie al rapporto.
La presa visione dell’informativa e l’accettazione del regolamento Fidelity non costituiscono consenso ai trattamenti facoltativi.
5. Gestione del tracciamento delle e-mail
Come funziona
Le e-mail inviate tramite SMSHosting possono contenere piccoli elementi grafici, detti pixel di tracciamento, e collegamenti predisposti per rilevare le interazioni con il messaggio. Il caricamento del pixel può segnalare un’apertura; l’attivazione di un collegamento tracciato può segnalare un clic. Le informazioni sono associate al contatto e alla comunicazione inviata.
Tali rilevazioni dipendono anche dalle impostazioni e dai sistemi di protezione del programma di posta e non costituiscono una prova certa dell’effettiva lettura del messaggio.
Consenso e impostazione predefinita
Universosud utilizza la funzione di gestione del consenso al tracciamento e può mantenere attiva l’impostazione tecnica di tracciamento predefinito delle campagne e dei messaggi automatici. L’attivazione di tale impostazione non equivale al consenso del destinatario: il tracciamento descritto in questa informativa è effettuato soltanto per i contatti che lo hanno autorizzato.
La scelta riguarda le campagne e i messaggi automatici inviati attraverso la piattaforma, anche se collegati a workflow, moduli, Fidelity, prenotazioni o gestione delle disiscrizioni. Universosud può disabilitare il tracciamento anche per una singola campagna o automazione.
Se non presti il consenso al tracciamento, puoi continuare a ricevere le newsletter e le altre e-mail per le quali sussiste una valida base giuridica, senza la rilevazione individuale di aperture e clic per queste finalità. Il consenso al marketing non attribuisce automaticamente il consenso al tracciamento; il consenso al tracciamento non autorizza, da solo, l’invio di messaggi promozionali o la profilazione.
Come aggiornare la scelta
Puoi prestare, modificare o revocare il consenso attraverso gli appositi moduli, il collegamento «Gestisci il consenso al tracciamento delle e-mail» presente nei messaggi oppure scrivendo a info@universosud.it.
La revoca del solo tracciamento lascia attiva l’eventuale iscrizione alla newsletter. Per interrompere gli invii promozionali puoi utilizzare il distinto collegamento di disiscrizione. La revoca produce effetti sui trattamenti successivi e non pregiudica la liceità di quelli effettuati in precedenza.
Universosud registra le scelte espresse. L’eventuale aggiornamento manuale della scheda del contatto o tramite importazione di file Excel/CSV è effettuato soltanto per registrare una scelta effettivamente manifestata e documentabile dall’interessato. La semplice presenza di un contatto nell’archivio o la pubblicazione di questa informativa non costituiscono un nuovo consenso.
6. Modalità del trattamento e destinatari
I dati sono trattati con strumenti cartacei, informatici e telematici, secondo criteri di minimizzazione e con misure tecniche e organizzative adeguate ai sensi dell’art. 32 GDPR.
Possono accedervi il personale autorizzato di Universosud e i fornitori necessari all’erogazione dei servizi, quali il fornitore della piattaforma SMSHosting, i fornitori di assistenza informatica e i soggetti coinvolti nel recapito dei messaggi. I soggetti che trattano dati per conto di Universosud operano in qualità di responsabili del trattamento ai sensi dell’art. 28 GDPR, secondo gli accordi applicabili. I dati possono inoltre essere comunicati a professionisti e autorità competenti quando necessario per obblighi di legge o tutela dei diritti.
I dati non sono diffusi né comunicati a partner per loro autonome finalità promozionali nell’ambito dei trattamenti qui descritti. Eventuali future attività di questo tipo saranno precedute da un’informativa specifica sui destinatari o sulle loro categorie e sulle finalità e, quando necessario, dalla raccolta di un consenso distinto. La presente informativa non contiene un’autorizzazione generica alla condivisione con terzi.
7. Luogo del trattamento e trasferimenti internazionali
Per la gestione delle newsletter, delle comunicazioni e del Programma Fidelity, Universosud utilizza la piattaforma SMSHosting di LINK Mobility Italia S.r.l. Secondo le informazioni pubblicate dal fornitore, i server della piattaforma sono localizzati nell’Unione Europea.
L’eventuale ricorso a subfornitori e gli eventuali trasferimenti di dati personali al di fuori dello Spazio Economico Europeo sono disciplinati dall’accordo sul trattamento dei dati. Qualora effettuati, tali trasferimenti devono rispettare le condizioni e le garanzie previste dal Capo V del GDPR, comprese, ove applicabili, le clausole contrattuali standard adottate dalla Commissione europea.
Ulteriori informazioni sulle infrastrutture utilizzate dal fornitore, sulla localizzazione dei dati e sui subresponsabili sono disponibili nella pagina «Subfornitori e localizzazione dei dati di LINK Mobility», che comprende la documentazione relativa a LINK Mobility Italia.
8. Conservazione dei dati
I dati sono conservati per il tempo necessario alle finalità indicate, con verifiche periodiche della loro pertinenza e necessità:
- Adesione e Programma Fidelity: per la durata del rapporto, fino alla chiusura delle operazioni e alla gestione dei punti e premi secondo il regolamento. In seguito sono conservati soltanto i dati necessari per obblighi di legge o tutela dei diritti, per i termini applicabili.
- Newsletter e marketing: fino alla revoca del consenso o alla disiscrizione, salvo cancellazione anticipata quando i dati non siano più necessari. Universosud effettua un riesame della necessità di conservazione trascorsi tre anni dalla prima iscrizione, valutando la pertinenza dei dati rispetto alle finalità per cui sono stati raccolti. Gli indirizzi e-mail presenti in blacklist da oltre dodici mesi sono rimossi dalle liste attive e i dati non più necessari sono cancellati o anonimizzati. Possono essere conservati separatamente i soli riferimenti indispensabili a rispettare disiscrizioni e opposizioni, evitando nuovi invii indesiderati, nonché le informazioni necessarie a documentare i consensi e adempiere agli obblighi di legge.
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Profilazione e personalizzazione delle comunicazioni
Attualmente Universosud utilizza le statistiche delle newsletter in forma aggregata per valutarne l’andamento complessivo, senza elaborare profili promozionali individuali.
Qualora attivi attività di personalizzazione, Universosud potrà, esclusivamente previo consenso specifico dell’interessato, analizzare gli interessi dichiarati e i dati relativi all’utilizzo della Fidelity Card, quali frequenza degli accessi, punti maturati e premi riscattati, per individuare preferenze e proporre comunicazioni e offerte più pertinenti. Le aperture e i clic delle e-mail potranno contribuire a questa analisi soltanto in presenza anche del consenso al tracciamento.
Il consenso è facoltativo e revocabile in qualsiasi momento. Il rifiuto o la revoca non pregiudicano l’utilizzo della Fidelity Card, l’accumulo dei punti o l’accesso ai premi previsti dal regolamento.
- Dati individuali di apertura e clic: I dati individuali relativi alle aperture e ai clic delle e-mail sono conservati per un massimo di docici mesi dalla rilevazione. Successivamente sono cancellati o resi anonimi in modo irreversibile. La revoca del consenso interrompe il tracciamento successivo., salvo che vengano meno prima i presupposti del trattamento. Alla revoca si interrompe il tracciamento successivo e i dati già raccolti sono cancellati o anonimizzati ove non sussista un diverso e legittimo motivo di conservazione.
- Prova dei consensi e delle revoche: per il tempo necessario a dimostrare il rispetto degli obblighi e a tutelare i diritti del Titolare, limitatamente alle informazioni indispensabili.
- Liste di esclusione dagli invii: i soli riferimenti necessari possono essere conservati per dare seguito alla disiscrizione o all’opposizione ed evitare nuovi invii indesiderati.
Gli eventuali documenti soggetti a conservazione obbligatoria seguono i termini previsti dalla legge; tali termini non si estendono automaticamente a tutti i dati presenti nella piattaforma. Al termine dei periodi applicabili, i dati sono cancellati o resi anonimi in modo irreversibile.
9. Scelte, consensi e revoca
Nei moduli, la richiesta di adesione e l’accettazione del regolamento sono distinte dai consensi facoltativi. Le caselle di consenso non sono preselezionate.
Le formule riportate sotto accompagnano la presente informativa e vanno mostrate soltanto per le attività effettivamente svolte.
Presa visione dell’informativa — non è un consenso
«Dichiaro di aver preso visione dell’informativa sul trattamento dei dati personali.»
Richiesta di adesione alla Community Comincenter
«Chiedo di aderire alla Community Comincenter e di ricevere le comunicazioni operative necessarie alla gestione della mia adesione.»
Adesione al Programma Fidelity
«Chiedo l’attivazione della Fidelity Card Comincenter e accetto il regolamento del programma, che ho potuto consultare.»
Consenso newsletter e marketing — facoltativo
«Acconsento a ricevere da Universosud Società Cooperativa, tramite e-mail e SMS, newsletter e comunicazioni promozionali su attività, eventi, prodotti, servizi e opportunità formative e professionali, come descritto nell’informativa. Posso revocare il consenso in qualsiasi momento.»
Consenso alla profilazione — facoltativo
«Acconsento all’analisi dei miei interessi dichiarati e dei dati di adesione e partecipazione, per ricevere comunicazioni personalizzate. Le interazioni con le e-mail potranno essere utilizzate a questo fine solo se avrò autorizzato anche il loro tracciamento. Posso revocare il consenso in qualsiasi momento.»
Consenso al tracciamento delle e-mail — facoltativo
«Acconsento al tracciamento delle aperture e dei clic sui collegamenti presenti nelle e-mail di Universosud Società Cooperativa, mediante pixel e link tracciati, per misurare l’interazione con i messaggi e l’efficacia delle comunicazioni, come descritto nell’informativa. Posso revocare questo consenso in qualsiasi momento, continuando a ricevere le e-mail per le quali ho autorizzato l’invio.»
È possibile revocare separatamente ciascun consenso tramite gli strumenti di gestione delle preferenze resi disponibili, il collegamento di disiscrizione per gli invii promozionali, le eventuali istruzioni presenti negli SMS o scrivendo a info@universosud.it. L’eventuale modalità STOP tramite SMS è utilizzabile solo se espressamente prevista nel messaggio.
10. Diritti dell’interessato
Alle condizioni previste dal GDPR, l’interessato può chiedere l’accesso ai dati, la rettifica, la cancellazione, la limitazione del trattamento e la portabilità. Può opporsi ai trattamenti fondati sul legittimo interesse per motivi connessi alla propria situazione particolare e, in qualsiasi momento, al marketing diretto, compresa la profilazione a esso connessa. Può inoltre revocare i consensi prestati.
Le richieste possono essere inviate a info@universosud.it. Il Titolare risponde senza ingiustificato ritardo e, di norma, entro un mese dal ricevimento, salvo le proroghe consentite dalla normativa.
L’interessato ha diritto di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali, tramite le modalità indicate su www.garanteprivacy.it, e di rivolgersi all’autorità giudiziaria competente.
11. Siti web e altri strumenti di tracciamento
Il tracciamento delle e-mail descritto nella sezione 5 è distinto dall’eventuale impiego di cookie o altri strumenti sui siti e sulle pagine collegate. Per questi ultimi si applicano le specifiche informative e gli strumenti di gestione delle preferenze disponibili sui relativi siti. Il clic su un collegamento non costituisce consenso ai tracciamenti eventualmente presenti sulla pagina di destinazione.
12. Aggiornamenti
Universosud può aggiornare la presente informativa per riflettere modifiche dei servizi o dei trattamenti. La versione aggiornata riporta la data di revisione. Le modifiche rilevanti sono comunicate con modalità appropriate; se occorre un nuovo consenso, il trattamento interessato viene avviato solo dopo la sua valida acquisizione.
